ля-ля-ля, фа-до-ля фа-до-ля. ми-ми-ми, фа-до-сольдиез фа-до-ля
40. Актуализация рубрикатора информационных потребностей абонентов аналитической службы предприятия40. Актуализация рубрикатора информационных потребностей абонентов аналитической службы предприятия.
Мониторинг потребностей абонентов
Обновление рубрикатора информационных потребностей.
детальное рассмотрение структуры учреждения, включая:
♦ наличие и подчиненность подразделений;
♦ направления деятельности и функциональные обязанности сотрудников каждого подразделения;
♦ профессиональный состав работающих.
Нужные сведения получают из различных организационно-распорядительных документов: Устава, учредительного договора, Общего положения о деятельности организации, положений об отделах, должностных инструкций сотрудников и т. д. В последние годы в связи с внедрением на многих промышленных предприятиях системы качества, перечисленные документы составляются весьма тщательно, продуманно и детально. Часто в положения об отделах включают позиции: информация, получаемая отделом от других подразделений; информация, создаваемая отделом с указанием направлений ее распространения. Эти сведения оказываются полезными при разработке системы информационного обеспечения.
Сопоставление сведений, полученных при изучении структуры учреждения и документации, отражающих деятельность организации в целом и каждого подразделения в отдельности, позволяет охарактеризовать:
♦ тематику и сроки разработок;
♦ характер разработок (научно-исследовательские, проектно-конструкторские и изыскательские, инновационные проекты и т. д.);
♦ состав руководителей и исполнителей проектов; их должностные и функциональные обязанности;
♦ связи между подразделениями, а также связи учреждения с другими организациями.
Ознакомление с тематикой публикаций сотрудников, выявление авторов изобретений дает ценные сведения о творческой активности специалистов и основания для последующего выбора абонентов информационного обслуживания.
Уточнение и детализация представлений о коллективных информационных потребностях, а также выявление индивидуальных потребностей происходит в ходе интервьюирования сотрудников подразделений. Респондентов выбирают из числа наиболее авторитетных, то есть квалифицированных, творчески- и информационно-активных специалистов, так как от правильности и полноты их ответов, дальновидности и ориентации в достижениях своей и смежных отраслей будет затем зависеть рациональность построения системы информационного обеспечения предприятия.
Далее сведения, полученные на всех этапах, совмещаются в рамках рубрикатора информационных потребностей. Под совмещением имеется в виду устранение синонимии, установление родовидовых отношений между темами и последовательности их расположения.
Полнота и правильность отражения признаков информационных потребностей проверяется затем путем экспертной оценки рубрикатора, для чего он передается для ознакомления ведущим специалистам предприятия. В ходе экспертной оценки дополняются и уточняются не столько сведения о тематике потребностей, сколько об абонентах, для которых эта тематика представляет интерес. Иными словами, перечень тематических направлений, приведенный в упорядоченном виде, предстает в качестве своеобразного «меню». С его помощью становится возможным уточнить содержание индивидуальных потребностей, не заявленных при интервьюировании.
После внесения всех необходимых изменений и дополнений рубрикатор информационных потребностей становится основой для организации системы информационного обеспечения учреждения. Разумеется, что в нем не могут быть учтены все потребности: в ходе разработок неизбежно возникают запросы, лежащие за пределами предметной области организации. Поэтому рубрикатор информационных потребностей, включая в основном сведения о стабильных потребностях, совпадающих с профилем деятельности учреждения, может служить достаточно надежной основой для комплектования фонда, актуализации баз данных, текущего информирования, но не для выполнения разовых запросов.
Если вновь возникшие потребности относятся к категории длительного действия, сведения о них заносятся в рубрикатор. Вообще же рубрикатор, являясь действенным инструментом обслуживания, обращен во вчерашний день жизни учреждения. Он отражает осмысленные и вербализованные направления изучения информации, но не содержит перспективной проблематики, указаний на «точки роста» завтрашних исследований и разработок. Здесь, как уже отмечалось, мы сталкиваемся с парадоксом: чтобы сформировалась информационная потребность, человек должен столкнуться с неизвестным объектом или явлением и оценить, а точнее «узнать» в них полезное для себя. Однако такое «столкновение» предполагает заявку, заказ на информацию об этих неизвестных объектах.
Мониторинг потребностей абонентов
Обновление рубрикатора информационных потребностей.
детальное рассмотрение структуры учреждения, включая:
♦ наличие и подчиненность подразделений;
♦ направления деятельности и функциональные обязанности сотрудников каждого подразделения;
♦ профессиональный состав работающих.
Нужные сведения получают из различных организационно-распорядительных документов: Устава, учредительного договора, Общего положения о деятельности организации, положений об отделах, должностных инструкций сотрудников и т. д. В последние годы в связи с внедрением на многих промышленных предприятиях системы качества, перечисленные документы составляются весьма тщательно, продуманно и детально. Часто в положения об отделах включают позиции: информация, получаемая отделом от других подразделений; информация, создаваемая отделом с указанием направлений ее распространения. Эти сведения оказываются полезными при разработке системы информационного обеспечения.
Сопоставление сведений, полученных при изучении структуры учреждения и документации, отражающих деятельность организации в целом и каждого подразделения в отдельности, позволяет охарактеризовать:
♦ тематику и сроки разработок;
♦ характер разработок (научно-исследовательские, проектно-конструкторские и изыскательские, инновационные проекты и т. д.);
♦ состав руководителей и исполнителей проектов; их должностные и функциональные обязанности;
♦ связи между подразделениями, а также связи учреждения с другими организациями.
Ознакомление с тематикой публикаций сотрудников, выявление авторов изобретений дает ценные сведения о творческой активности специалистов и основания для последующего выбора абонентов информационного обслуживания.
Уточнение и детализация представлений о коллективных информационных потребностях, а также выявление индивидуальных потребностей происходит в ходе интервьюирования сотрудников подразделений. Респондентов выбирают из числа наиболее авторитетных, то есть квалифицированных, творчески- и информационно-активных специалистов, так как от правильности и полноты их ответов, дальновидности и ориентации в достижениях своей и смежных отраслей будет затем зависеть рациональность построения системы информационного обеспечения предприятия.
Далее сведения, полученные на всех этапах, совмещаются в рамках рубрикатора информационных потребностей. Под совмещением имеется в виду устранение синонимии, установление родовидовых отношений между темами и последовательности их расположения.
Полнота и правильность отражения признаков информационных потребностей проверяется затем путем экспертной оценки рубрикатора, для чего он передается для ознакомления ведущим специалистам предприятия. В ходе экспертной оценки дополняются и уточняются не столько сведения о тематике потребностей, сколько об абонентах, для которых эта тематика представляет интерес. Иными словами, перечень тематических направлений, приведенный в упорядоченном виде, предстает в качестве своеобразного «меню». С его помощью становится возможным уточнить содержание индивидуальных потребностей, не заявленных при интервьюировании.
После внесения всех необходимых изменений и дополнений рубрикатор информационных потребностей становится основой для организации системы информационного обеспечения учреждения. Разумеется, что в нем не могут быть учтены все потребности: в ходе разработок неизбежно возникают запросы, лежащие за пределами предметной области организации. Поэтому рубрикатор информационных потребностей, включая в основном сведения о стабильных потребностях, совпадающих с профилем деятельности учреждения, может служить достаточно надежной основой для комплектования фонда, актуализации баз данных, текущего информирования, но не для выполнения разовых запросов.
Если вновь возникшие потребности относятся к категории длительного действия, сведения о них заносятся в рубрикатор. Вообще же рубрикатор, являясь действенным инструментом обслуживания, обращен во вчерашний день жизни учреждения. Он отражает осмысленные и вербализованные направления изучения информации, но не содержит перспективной проблематики, указаний на «точки роста» завтрашних исследований и разработок. Здесь, как уже отмечалось, мы сталкиваемся с парадоксом: чтобы сформировалась информационная потребность, человек должен столкнуться с неизвестным объектом или явлением и оценить, а точнее «узнать» в них полезное для себя. Однако такое «столкновение» предполагает заявку, заказ на информацию об этих неизвестных объектах.
@темы: Билеты