ля-ля-ля, фа-до-ля фа-до-ля. ми-ми-ми, фа-до-сольдиез фа-до-ля
27. Разработка форм документов информационно-аналитических служб. Виды информационно-аналитических продуктов27. Разработка форм документов информационно-аналитических служб. Виды информационно-аналитических продуктов.
В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления.
В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.
Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов.
Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель форм документов организации предназначен для:
• оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
• классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
• унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;
• унификации форм документов в организации;
• упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.
Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию.
2. Выбор формы Табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника.
3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.
4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.
Виды информационно-аналитических продуктов:
1. Продукты, предоставляемые в результе документального обслуживания
• Обеспечение доступа к изданиям на разных носителях и языках, в режиме реального времени и в режиме отложенного времени, для временного или постоянного пользования
• Адресная справка
2. Продукты, предоставляемые в результе библиографического обслуживания
• Библиографические и реферативные обзоры
• Списки цитируемой литературы
• Библиографическая справка
• Библиографическое пособие
• Тематические подборки
3. ИПУ, предоставляемые в результе фактографического обслуживания
• Фактографическая справка
• Дайджест
• Бизнес-справка
• Фактографическая база данных
В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления.
В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.
Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов.
Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель форм документов организации предназначен для:
• оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
• классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
• унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;
• унификации форм документов в организации;
• упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.
Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию.
2. Выбор формы Табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника.
3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.
4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.
Виды информационно-аналитических продуктов:
1. Продукты, предоставляемые в результе документального обслуживания
• Обеспечение доступа к изданиям на разных носителях и языках, в режиме реального времени и в режиме отложенного времени, для временного или постоянного пользования
• Адресная справка
2. Продукты, предоставляемые в результе библиографического обслуживания
• Библиографические и реферативные обзоры
• Списки цитируемой литературы
• Библиографическая справка
• Библиографическое пособие
• Тематические подборки
3. ИПУ, предоставляемые в результе фактографического обслуживания
• Фактографическая справка
• Дайджест
• Бизнес-справка
• Фактографическая база данных
@темы: Билеты